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Die Überprüfung der Aufzeichnungen der Eigentümergemeinschaft muss gemäß den einschlägigen Gesetzen und Verfahren erfolgen. In Hongkong sind die folgenden Methoden üblich (basierend auf der Gebäudeverwaltungsverordnung):
1. Zugriffsrechte bestätigen
- Rechte des Eigentümers：Gemäß der Hong Kong Building Management Ordinance (Kap. 344) ist die Owners‘ Corporation (nachfolgend „OC“ genannt) verpflichtet, bestimmte Dokumente aufzubewahren (wie Sitzungsprotokolle, Finanzkonten usw.) und die Eigentümer haben das Recht, eine Einsichtnahme zu verlangen.
- Legitimer Zweck：Der Zugriff muss auf vernünftigen Gründen beruhen (z. B. Überwachung des Betriebs des Unternehmens, Überprüfung von Konten usw.) und darf nicht für private oder kommerzielle Zwecke verwendet werden.
2. Überprüfen Sie den Prozess
Schritt 1: Schriftliche Bewerbung einreichen
- Reichen Sie einen schriftlichen Antrag beim Corporation Management Committee (Verwaltungsausschuss) ein und geben Sie Folgendes an:
- Zu prüfende spezifische Dokumente (z. B. Protokolle der Hauptversammlung, Jahresabschlüsse, Kontoauszüge usw.).
- Zweck des Zugriffs (muss angemessen und rechtmäßig sein).
- Bitte beachten Sie die Verordnung: Abschnitt 20 und Anhang 2 der Verordnung (Aufbewahrungspflicht von Unternehmen).
Schritt 2: Antwort und Vorkehrungen von OC
- Nach Eingang des Antrags wird die Gesellschaft Innerhalb von 14 Tagen Antworten Sie und vereinbaren Sie Zeit und Ort für die Inspektion (normalerweise die eingetragene Adresse oder die Geschäftsstelle des Unternehmens).
- Wenn das Unternehmen den Zugriff auf die Daten verweigert, muss es triftige Gründe dafür angeben (beispielsweise solche, die den Datenschutz oder Rechtsstreitigkeiten betreffen).
Schritt 3: So überprüfen Sie
- Inspektion vor Ort: Sie können die Unterlagen persönlich am dafür vorgesehenen Ort einsehen, das direkte Kopieren oder Mitnehmen der Originale ist Ihnen jedoch grundsätzlich nicht gestattet.
- Kopie anfordern: Sie können das Unternehmen um die Bereitstellung einer Kopie bitten, müssen jedoch die angemessenen Kosten für das Fotokopieren tragen (das Unternehmen kann gemäß den Vorschriften eine Kostengebühr erheben).
3. Streitbeilegung
- Hilfe bei den Bezirksämtern suchen: Wenn das OC eine unangemessene Ablehnung ausspricht, können Sie sich bei der Building Management Support Unit des Innenministeriums beschweren und um Intervention und Koordination bitten.
- Einen Gerichtsbeschluss beantragen: Gemäß Abschnitt 45 der Verordnung kann ein Eigentümer beim Lands Tribunal eine Anordnung beantragen, mit der das Unternehmen zur Vorlage von Dokumenten gezwungen wird.
4. Hinweise
- Dateibereich: Zu den verfügbaren Dokumenten gehören:
- Protokolle von Gesellschafterversammlungen (z. B. Eigentümerversammlungen, Vorstandssitzungen).
- Finanzbuchhaltung (Einnahmen- und Ausgabenrechnungen, Bankkontoauszüge, Prüfberichte usw.).
- Handelsregister (Eigentümerliste und Kontaktdaten müssen der Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutz) entsprechen).
- Vertraulichkeit: Den Betrachtern ist es nicht gestattet, die Dokumente für nicht autorisierte Zwecke zu verwenden oder die Privatsphäre anderer Eigentümer zu verletzen.
5. Andere Möglichkeiten
- Suche im Grundbuch: Einige Unternehmensdokumente (wie z. B. Registrierungszertifikat, gegenseitige Verpflichtungsurkunde) können über das Grundbuchamt eingesehen werden (gebührenpflichtig).
- Agent: Wenn der Eigentümer nicht in der Lage ist, die Prüfung persönlich durchzuführen, kann er einen Bevollmächtigten schriftlich bevollmächtigen, die Prüfung in seinem Namen durchzuführen.
Bezugsvorschriften
- Abschnitte 20, 21 und 45 der Building Management Ordinance (Cap. 344) von Hongkong
- „Richtlinien für Eigentümergemeinschaften“ des Innenministeriums
Bei konkreten Streitigkeiten oder komplexen Sachverhalten empfiehlt es sich, juristischen Rat einzuholen oder sich an das Innenministerium zu wenden.
Frage 1: Können Mitglieder der Öffentlichkeit den Eigentümergemeinschaftsindex und die Aufzeichnungen der Eigentümergemeinschaft einsehen?
Antwort: Ja.
Frage 2: Wie kann ich den Index der Eigentümergesellschaften überprüfen?
A: Suchende können den Owners Corporation Index (http://www.landreg.gov.hk/tc/services/oi-index.htm) Freier Zugang zu relevanten Informationen. Zu den Angaben gehören der Name der Eigentümergemeinschaft, die Gebäudeadresse und die Gesellschaftsnummer.
Frage 3: Wie kann ich die Aufzeichnungen der Eigentümergemeinschaft überprüfen?
A: Um die Unterlagen der Eigentümergemeinschaft einzusehen, muss der Prüfer persönlich vorbeikommen. Grundbuchämter Um eine Suche durchzuführen, müssen Sie das Owners Corporation Service Payment Form ausfüllen und bezahlen Hausverwaltungs-(Gebühren-)ordnung Die angegebene Gebühr. Die entsprechenden Aufzeichnungen werden in der Abteilung der Urban Owners Corporation und in drei Suchbüros der New Territories aufbewahrt. Einzelheiten sind wie folgt:
Kundenservicecenter Hong Kong Island, Kowloon und vorgelagerte Inseln
Tai Po Suchzentrum Nordbezirk, Sai Kung, Shatin und Tai Po
Tsuen Wan Suchzentrum Tsuen Wan und Tuen Mun
Yuen Long Suchzentrum Yuen Long
Frage 4: Welche Angaben muss ich machen, um die Unterlagen der Eigentümergemeinschaft einsehen zu können?
A: Die Person, die das Register durchsucht, muss den Namen oder die Nummer des Unternehmens angeben. Darüber hinaus muss die Person, die das Grundbuch abfragt, Identifikationsdaten wie Name und Ausweisnummer angeben (bei Passdaten bitte auch das ausstellende Land bzw. die ausstellende Behörde angeben) und entsprechende Belege zur Überprüfung durch die Mitarbeiter des Grundbuchamts vorlegen.
Die Person, die die Suche durchführt, muss die Identifikationsinformationen des von ihr autorisierten Personals angeben, wie etwa Name und Ausweisnummer (bei Angabe von Passinformationen bitte auch das ausstellende Land oder die ausstellende Behörde angeben), den Namen der Organisation und ihre Firmennummer oder Handelsregisternummer (falls es sich nicht um ein in Hongkong registriertes Unternehmen handelt, bitte den Sitz des Unternehmens angeben) und das Siegel der Organisation anbringen. Die bevollmächtigte Person muss dem Personal des Grundbuchamts zur Überprüfung das oben genannte persönliche Ausweisdokument und den Personalausweis bzw. das von der betreffenden Organisation ausgestellte Autorisierungsschreiben vorlegen.
Frage 5: Wie hoch ist die Gebühr für die Einsichtnahme bzw. Herausgabe der Unterlagen der Eigentümergemeinschaft?
Antwort: Drücken Sie Hausverwaltungs-(Gebühren-)ordnung Die angegebenen Gebühren betragen:
1. Einsicht in das vom Grundbuchamt geführte Unternehmensregister oder in alle von einem Unternehmen beim Grundbuchamt gemäß dieser Verordnung eingereichten Dokumente$14
2. Ausstellung von Kopien oder Auszügen aus Registern oder Dokumenten, jede Seite (Teilseiten werden als eine Seite gezählt) $14
3. Jede vom Grundbuchamt beglaubigte Kopie oder Auszug$43
Frage 6: Kann ich die Aufzeichnungen der Eigentümergemeinschaft sofort überprüfen, indem ich persönlich nachschaue?
Antwort: Ja.
F7: Wie lange dauert es, Kopien der Eigentümergemeinschaftsunterlagen bereitzustellen?
A: Normalerweise dauert es 30 Minuten, um eine Kopie der Aufzeichnungen der Eigentümergemeinschaft bereitzustellen.
