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La vérification des registres de la société des propriétaires doit être effectuée conformément aux lois et procédures en vigueur. Voici les méthodes courantes à Hong Kong (basées sur l’ordonnance sur la gestion des bâtiments à titre de référence) :
1. Confirmer les droits d'accès
- Droits du propriétaire:Conformément à l'ordonnance sur la gestion des bâtiments de Hong Kong (chap. 344), la société des propriétaires (ci-après dénommée « OC ») est tenue de conserver des documents spécifiques (tels que les procès-verbaux des réunions, les comptes financiers, etc.), et les propriétaires ont le droit de demander une inspection.
- Objectif légitimeL'accès doit être fondé sur des raisons raisonnables (telles que la supervision du fonctionnement de la société, la vérification des comptes, etc.) et ne peut être utilisé à des fins privées ou commerciales.
2. Vérifiez le processus
Étape 1 : Soumettre une demande écrite
- Soumettre une demande écrite au Comité de gestion de la Société (le Comité de gestion) indiquant :
- Documents spécifiques à examiner (par exemple, procès-verbaux d’assemblée générale, états financiers, relevés bancaires, etc.).
- Objectif de l’accès (doit être raisonnable et légal).
- Veuillez vous référer à l'ordonnance : article 20 et annexe 2 de l'ordonnance (Obligation des sociétés de conserver des documents).
Étape 2 : Réponse et dispositions de l’OC
- Dès réception de la demande, la société doit Dans les 14 jours Répondez et fixez l'heure et le lieu de l'inspection (généralement l'adresse enregistrée ou le bureau de gestion de la société).
- Si l’entreprise refuse d’accéder aux données, elle doit fournir des raisons raisonnables (telles que celles liées à la confidentialité ou à des litiges juridiques).
Étape 3 : Comment vérifier
- Inspection sur place:Vous pouvez vous rendre à l'endroit désigné pour examiner les documents en personne, mais vous n'êtes généralement pas autorisé à copier directement ou à emporter les originaux.
- Demander une copie:Vous pouvez demander à la société de vous fournir une copie, mais vous devrez payer les frais raisonnables de photocopie (la société peut facturer des frais conformément à la réglementation).
3. Résolution des litiges
- Demander de l'aide aux bureaux de district:Si le bureau d'exécution refuse de manière déraisonnable, vous pouvez vous plaindre auprès de l'unité de soutien à la gestion des bâtiments du ministère de l'Intérieur et demander une intervention et une coordination.
- Demander une ordonnance du tribunal:En vertu de l’article 45 de l’ordonnance, un propriétaire peut demander au Tribunal foncier une ordonnance obligeant la société à produire des documents.
4. Remarques
- Portée du fichier:Les documents disponibles comprennent :
- Procès-verbaux des réunions d'entreprise (telles que les réunions des propriétaires, les réunions du comité de direction).
- Comptes financiers (états des revenus et des dépenses, relevés de comptes bancaires, rapports d'audit, etc.).
- Registre des sociétés (la liste des propriétaires et les coordonnées doivent être conformes à l'ordonnance sur les données personnelles (confidentialité)).
- Confidentialité:Les spectateurs ne sont pas autorisés à utiliser les documents à des fins non autorisées ou à divulguer la confidentialité d'autres propriétaires.
5. Autres moyens
- Rechercher dans les registres fonciers:Certains documents d'entreprise (tels que le certificat d'enregistrement, l'acte d'engagement mutuel) peuvent être consultés auprès du cadastre (des frais s'appliquent).
- Agent:Si le propriétaire n'est pas en mesure de le vérifier en personne, il peut autoriser un agent par écrit à le vérifier en son nom.
Règlements de référence
- Articles 20, 21 et 45 de l'ordonnance sur la gestion des bâtiments (chap. 344) de Hong Kong
- « Lignes directrices sur la constitution de sociétés de propriétaires » du ministère de l'Intérieur
En cas de litiges particuliers ou de situations complexes, il est recommandé de consulter des professionnels du droit ou de demander l'aide du ministère de l'Intérieur.
Question 1 : Les membres du public peuvent-ils consulter l’index de la société des propriétaires et les registres de la société des propriétaires ?
Réponse : Oui.
Question 2 : Comment consulter l’index des sociétés de propriétaires ?
A : Les chercheurs peuvent parcourir l'index des sociétés propriétaires (http://www.landreg.gov.hk/tc/services/oi-index.htm) Accès gratuit aux informations pertinentes. Les informations comprennent le nom de la société des propriétaires, l'adresse de l'immeuble et le numéro de société.
Question 3 : Comment puis-je vérifier les registres de l'Owners Corporation ?
R : Pour inspecter les registres de la société des propriétaires, l’inspecteur doit venir en personne. Bureaux d'enregistrement foncier Pour effectuer une recherche, vous devez remplir le formulaire de paiement du service de la société des propriétaires et payer Règlement sur la gestion des immeubles (frais) Les frais spécifiés. Les dossiers pertinents sont conservés à la Section des propriétaires urbains et dans trois bureaux de recherche des nouveaux territoires. Les détails sont les suivants :
Centre de service à la clientèle Île de Hong Kong, Kowloon et îles périphériques
Centre de recherche de Tai Po District Nord, Sai Kung, Shatin et Tai Po
Centre de recherche de Tsuen Wan Tsuen Wan et Tuen Mun
Centre de recherche de Yuen Long Yuen Long
Question 4 : Quelles informations dois-je fournir pour consulter les registres de l'association des propriétaires ?
R : La personne qui consulte le registre doit fournir le nom ou le numéro de la société. En outre, la personne qui consulte le registre foncier doit fournir des informations d'identification, telles que son nom et son numéro de pièce d'identité (si elle fournit des informations sur son passeport, veuillez également indiquer le pays ou l'autorité émetteur), et doit produire les pièces justificatives pertinentes pour vérification par le personnel du registre foncier.
La personne effectuant la recherche doit fournir les informations d'identification du personnel autorisé par elle, telles que le nom et le numéro du document d'identité (si vous fournissez des informations sur le passeport, veuillez également indiquer le pays ou l'autorité émetteur), le nom de l'organisation et son numéro d'entreprise ou son numéro d'enregistrement d'entreprise (s'il ne s'agit pas d'une société enregistrée à Hong Kong, veuillez indiquer le lieu de constitution de la société) et apposer le sceau de l'organisation. La personne autorisée est tenue de présenter le document d'identification personnelle ci-dessus et la carte d'identité du personnel ou la lettre d'autorisation délivrée par l'organisation concernée au personnel du registre foncier pour vérification.
Question 5 : Quel est le montant des frais d’inspection ou de délivrance des registres de la société des propriétaires ?
Réponse : Appuyez sur Règlement sur la gestion des immeubles (frais) Les frais spécifiés sont les suivants :
1. Inspecter le registre des sociétés tenu par le registrateur foncier ou tout document déposé par une société auprès du registrateur foncier en vertu de la présente ordonnance$14
2. Délivrance de copies ou d'extraits de registres ou de documents, chaque page (une page partielle est comptée comme une page) $14
3. Toute copie ou extrait certifié par le Conservateur des livres fonciers$43
Question 6 : Puis-je vérifier immédiatement les registres de la société des propriétaires en effectuant une recherche en personne ?
Réponse : Oui.
Q7 : Combien de temps faut-il pour fournir des copies des dossiers de l'Owners Corporation ?
R : Il faut généralement 30 minutes pour fournir une copie des registres de l’Owners Corporation.
