Controllo dei registri della Owners Corporation

La verifica dei registri della società dei proprietari deve essere effettuata in conformità alle leggi e alle procedure pertinenti. Di seguito sono riportati i metodi più comuni a Hong Kong (in base alla Building Management Ordinance come riferimento):

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1. Confermare i diritti di accesso

• Diritti del proprietario：In base all'Ordinanza sulla gestione degli edifici di Hong Kong (Cap. 344), la Owners' Corporation (di seguito denominata "OC") è tenuta a conservare documenti specifici (ad esempio verbali di riunione, conti finanziari, ecc.) e i proprietari hanno il diritto di richiederne l'ispezione.
• Scopo legittimo：L'accesso deve essere basato su motivi ragionevoli (come la supervisione del funzionamento della società, la verifica dei conti, ecc.) e non può essere utilizzato per scopi privati o commerciali.

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2. Controllare il processo

Fase 1: Inviare una domanda scritta

• Presentare una domanda scritta al Comitato di gestione della società (il Comitato di gestione) indicando:
  • Documenti specifici da esaminare (ad esempio verbali delle assemblee generali annuali, bilanci finanziari, estratti conto bancari, ecc.).
  • Scopo dell'accesso (deve essere ragionevole e legale).
• Si prega di fare riferimento all'Ordinanza: Sezione 20 e Allegato 2 dell'Ordinanza (Obbligo delle società di conservare i documenti).

Fase 2: risposta e accordi dell’OC

• Dopo aver ricevuto la domanda, la società dovrà Entro 14 giorni Rispondere e concordare l'ora e il luogo dell'ispezione (solitamente la sede legale o l'ufficio direzionale della società).
• Se l'azienda rifiuta di accedere ai dati, deve fornire motivazioni ragionevoli (ad esempio quelle relative alla privacy o a controversie legali).

Passaggio 3: come controllare

• Ispezione in loco: È possibile recarsi personalmente nel luogo designato per esaminare i documenti, ma in genere non è consentito copiare direttamente o portare via gli originali.
• Richiedi una copia: È possibile richiedere alla società di fornire una copia, ma sarà necessario sostenere i costi ragionevoli della fotocopiatura (la società potrebbe addebitare un costo in conformità con la normativa).

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3. Risoluzione delle controversie

• Chiedere aiuto agli uffici distrettuali: Se l'OC rifiuta irragionevolmente, è possibile presentare reclamo all'Unità di supporto alla gestione degli edifici del Dipartimento degli affari interni e richiedere intervento e coordinamento.
• Richiedere un ordine del tribunale:Ai sensi dell'articolo 45 dell'Ordinanza, il proprietario può presentare domanda al Tribunale fondiario affinché emani un'ordinanza che obblighi la società a produrre documenti.

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4. Note

• Ambito del file:I documenti disponibili includono:
  • Verbali di riunioni aziendali (ad esempio assemblee dei proprietari, riunioni del comitato direttivo).
  • Conti finanziari (rendiconti di entrate e uscite, registrazioni di conti bancari, relazioni di revisione contabile, ecc.).
  • Registro delle società (l'elenco dei proprietari e le informazioni di contatto devono essere conformi all'Ordinanza sulla protezione dei dati personali).
• Riservatezza: Agli utenti non è consentito utilizzare i documenti per scopi non autorizzati o divulgare la privacy di altri proprietari.

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5. Altri modi

• Ricerca registri catastali: Alcuni documenti aziendali (come il certificato di registrazione, l'atto di mutua alleanza) possono essere consultati tramite il Catasto (a pagamento).
• Agente: Se il proprietario non è in grado di controllarlo personalmente, può delegare per iscritto un agente a controllarlo per suo conto.

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Normativa di riferimento

• Sezioni 20, 21 e 45 dell'Ordinanza sulla gestione degli edifici (Cap. 344) di Hong Kong
• "Linee guida sulle società di proprietari" del Dipartimento degli Affari Interni

In caso di controversie specifiche o situazioni complesse, si consiglia di consultare professionisti legali o di chiedere assistenza al Dipartimento degli Affari Interni.

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