Verificação dos registros da Owners Corporation

A verificação dos registros da empresa proprietária deve ser realizada de acordo com as leis e procedimentos relevantes. Os seguintes são métodos comuns em Hong Kong (com base na Portaria de Gestão de Edifícios para referência):

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1. Confirme os direitos de acesso

• Direitos do Proprietário：De acordo com a Portaria de Gestão de Edifícios de Hong Kong (Cap. 344), a Corporação de Proprietários (doravante denominada "OC") é obrigada a manter documentos específicos (como atas de reuniões, contas financeiras, etc.), e os proprietários têm o direito de solicitar inspeção.
• Finalidade legítima：O acesso deve ser baseado em razões razoáveis (como supervisão da operação da empresa, contas correntes, etc.) e não pode ser usado para fins privados ou comerciais.

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2. Verifique o processo

Etapa 1: Envie uma solicitação por escrito

• Apresentar um requerimento por escrito ao Comitê de Gestão da Corporação (o Comitê de Gestão) informando:
  • Documentos específicos a serem revisados (por exemplo, atas de assembleia geral anual, demonstrações financeiras, extratos bancários, etc.).
  • Finalidade do acesso (deve ser razoável e legal).
• Consulte a Portaria: Seção 20 e Anexo 2 da Portaria (Obrigação das empresas de manter documentos).

Etapa 2: Resposta e arranjos do OC

• Após o recebimento do pedido, a corporação deverá Dentro de 14 dias Responda e marque o horário e o local para a inspeção (geralmente o endereço registrado ou o escritório administrativo da empresa).
• Se a empresa se recusar a acessar os dados, ela deverá fornecer razões razoáveis (como aquelas envolvendo privacidade ou disputas legais).

Etapa 3: Como verificar

• Inspeção no local:Você pode ir ao local designado para revisar os documentos pessoalmente, mas geralmente não é permitido copiar ou retirar os originais diretamente.
• Solicitar uma cópia:Você pode solicitar que a empresa forneça uma cópia, mas terá que pagar os custos razoáveis de fotocópia (a empresa pode cobrar uma taxa de custo de acordo com os regulamentos).

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3. Resolução de Disputas

• Procurando ajuda dos escritórios distritais:Se o CO recusar injustificadamente, você pode reclamar com a Unidade de Apoio à Gestão de Edifícios do Departamento de Assuntos Internos e solicitar intervenção e coordenação.
• Solicitar uma ordem judicial:De acordo com a Seção 45 da Portaria, um proprietário pode solicitar ao Tribunal de Terras uma ordem obrigando a empresa a apresentar documentos.

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4. Notas

• Escopo do arquivo:Os documentos disponíveis incluem:
  • Atas de reuniões corporativas (como reuniões de proprietários, reuniões do comitê de gestão).
  • Contas financeiras (declarações de receitas e despesas, registros de contas bancárias, relatórios de auditoria, etc.).
  • Registro de empresas (a lista de proprietários e as informações de contato devem estar em conformidade com a Portaria de Dados Pessoais (Privacidade)).
• Confidencialidade: Os visualizadores não estão autorizados a usar os documentos para fins não autorizados ou divulgar a privacidade de outros proprietários.

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5. Outras maneiras

• Pesquisar Registros de Registro de Imóveis:Alguns documentos corporativos (como certificado de registro, escritura de acordo mútuo) podem ser inspecionados pelo Registro de Imóveis (sujeito a cobrança de taxas).
• Agente:Se o proprietário não puder cuidar do assunto pessoalmente, ele ou ela poderá autorizar um agente por escrito para verificá-lo em seu nome.

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Regulamentos de referência

• Seções 20, 21 e 45 da Portaria de Gestão de Edifícios (Cap. 344) de Hong Kong
• "Diretrizes sobre a constituição de sociedades de proprietários" do Departamento de Assuntos Internos

Se houver disputas específicas ou situações complexas, é recomendável consultar profissionais jurídicos ou buscar assistência do Departamento de Assuntos Internos.

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