การตรวจสอบบันทึกของเจ้าของร่วมนิติบุคคล

การตรวจสอบบันทึกของนิติบุคคลเจ้าของต้องดำเนินการตามกฎหมายและขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง ต่อไปนี้เป็นวิธีการทั่วไปในฮ่องกง (อ้างอิงจากข้อบังคับการจัดการอาคารเพื่อการอ้างอิง):

---

1. ยืนยันสิทธิ์การเข้าถึง

• สิทธิของเจ้าของ：ตามกฎหมายว่าด้วยการจัดการอาคารของฮ่องกง (บทที่ 344) นิติบุคคลเจ้าของ (ต่อไปนี้เรียกว่า "OC") จำเป็นต้องเก็บเอกสารเฉพาะ (เช่น บันทึกการประชุม บัญชีทางการเงิน ฯลฯ) และเจ้าของมีสิทธิ์ที่จะร้องขอการตรวจสอบ
• วัตถุประสงค์ที่ถูกต้องตามกฎหมาย：การเข้าถึงจะต้องเป็นไปตามเหตุผลที่สมเหตุสมผล (เช่น การกำกับดูแลการดำเนินงานของบริษัท การตรวจสอบบัญชี ฯลฯ) และจะไม่สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวหรือเชิงพาณิชย์ได้

---

2. ตรวจสอบกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 1: ส่งใบสมัครเป็นลายลักษณ์อักษร

• ยื่นคำร้องเป็นหนังสือถึงคณะกรรมการบริหารองค์กร (คณะกรรมการจัดการ) โดยระบุข้อความว่า:
  • เอกสารเฉพาะที่ต้องตรวจสอบ (เช่น รายงานการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น งบการเงิน ใบแจ้งยอดธนาคาร ฯลฯ)
  • วัตถุประสงค์ในการเข้าถึง (ต้องสมเหตุสมผลและถูกต้องตามกฎหมาย)
• กรุณาอ่านข้อบัญญัติ: มาตรา 20 และตาราง 2 ของข้อบัญญัติ (ภาระผูกพันของบริษัทในการเก็บเอกสาร)

ขั้นตอนที่ 2: การตอบสนองและการจัดเตรียมของ OC

• เมื่อได้รับใบสมัครแล้ว บริษัทจะต้อง ภายใน 14 วัน ตอบกลับและจัดเวลาและสถานที่ตรวจสอบ (โดยทั่วไปจะเป็นที่อยู่ที่จดทะเบียนหรือสำนักงานบริหารของบริษัท)
• หากบริษัทปฏิเสธที่จะเข้าถึงข้อมูล บริษัทจะต้องให้เหตุผลที่สมเหตุสมผล (เช่น เหตุผลที่เกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวหรือข้อพิพาททางกฎหมาย)

ขั้นตอนที่ 3 : วิธีการตรวจสอบ

• การตรวจสอบในสถานที่:คุณสามารถไปยังสถานที่ที่กำหนดเพื่อตรวจสอบเอกสารด้วยตนเองได้ แต่โดยทั่วไปคุณจะไม่ได้รับอนุญาตให้คัดลอกหรือนำเอกสารต้นฉบับออกไปโดยตรง
• ขอสำเนา:คุณสามารถขอให้บริษัทจัดเตรียมสำเนาให้ได้ แต่คุณจะต้องชำระค่าใช้จ่ายในการถ่ายเอกสารในอัตราที่เหมาะสม (บริษัทอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมตามระเบียบข้อบังคับ)

---

3. การแก้ไขข้อพิพาท

• การขอความช่วยเหลือจากสำนักงานเขต:หาก OC ปฏิเสธโดยไม่มีเหตุผล คุณสามารถร้องเรียนไปยังหน่วยสนับสนุนการจัดการอาคารของกรมกิจการภายในและร้องขอการแทรกแซงและประสานงาน
• การยื่นคำร้องขอคำสั่งศาล:ภายใต้มาตรา 45 ของข้อบังคับ เจ้าของสามารถยื่นคำร้องต่อศาลที่ดินเพื่อขอคำสั่งบังคับให้บริษัทผลิตเอกสารได้

---

4. หมายเหตุ

• ขอบเขตของไฟล์:เอกสารที่มีอยู่ได้แก่:
  • บันทึกการประชุมขององค์กร (เช่น การประชุมเจ้าของ การประชุมคณะกรรมการจัดการ)
  • บัญชีทางการเงิน (รายงานรายรับและรายจ่าย, บันทึกบัญชีธนาคาร, รายงานการตรวจสอบ ฯลฯ)
  • ทะเบียนนิติบุคคล (รายชื่อเจ้าของและข้อมูลการติดต่อต้องเป็นไปตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (ความเป็นส่วนตัว))
• ความลับ:ผู้เข้าดูไม่อนุญาตให้นำเอกสารไปใช้งานเพื่อวัตถุประสงค์ที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือเปิดเผยความเป็นส่วนตัวของเจ้าของรายอื่น

---

5. วิธีอื่น ๆ

• ค้นหาข้อมูลทะเบียนที่ดิน:เอกสารของบริษัทบางฉบับ (เช่น ใบรับรองการจดทะเบียน หนังสือแสดงเจตนาร่วมกัน) สามารถตรวจสอบได้ผ่านทางสำนักงานที่ดิน (มีค่าธรรมเนียม)
• ตัวแทน:หากเจ้าของไม่สามารถดำเนินการด้วยตนเองได้ เขาหรือเธออาจมอบอำนาจเป็นลายลักษณ์อักษรให้ตัวแทนตรวจสอบแทนเขาได้

---

ข้อกำหนดอ้างอิง

• มาตรา 20, 21 และ 45 ของกฎหมายการจัดการอาคาร (บทที่ 344) ของฮ่องกง
• “แนวปฏิบัติในการจัดตั้งนิติบุคคล” ของกรมกิจการภายใน

หากมีข้อพิพาทที่เฉพาะเจาะจงหรือสถานการณ์ที่ซับซ้อน ขอแนะนำให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายหรือขอความช่วยเหลือจากกรมกิจการภายในประเทศ

---