İçindekiler
Kat malikleri kurulu kayıtlarının kontrolü ilgili kanun ve usullere uygun olarak yapılmalıdır. Hong Kong'da yaygın olarak kullanılan yöntemler şunlardır (referans olarak Bina Yönetim Tüzüğü'ne dayanmaktadır):
1. Erişim haklarını onaylayın
- Sahip Hakları：Hong Kong Bina Yönetimi Tüzüğü'ne (Bölüm 344) göre, Kat Mülkiyeti Şirketi (bundan böyle "K" olarak anılacaktır) belirli belgeleri (toplantı tutanakları, mali hesaplar vb. gibi) tutmak zorundadır ve kat maliklerinin teftiş talep etme hakkı vardır.
- Meşru Amaç：Erişim makul nedenlere (şirketin işleyişinin denetlenmesi, hesapların kontrolü vb.) dayanmalı ve özel veya ticari amaçlarla kullanılamaz.
2. İşlemi kontrol edin
Adım 1: Yazılı başvuruda bulunun
- Şirket Yönetim Komitesi'ne (Yönetim Komitesi) aşağıdakileri belirten yazılı bir başvuruda bulunun:
- İncelenmesi gereken özel belgeler (örneğin; genel kurul tutanakları, mali tablolar, banka hesap özetleri, vb.).
- Erişimin amacı (makul ve yasal olmalıdır).
- Lütfen Tüzük: Madde 20 ve Tüzüğün Ek 2'sine (Şirketlerin belgeleri saklama zorunluluğu) bakınız.
Adım 2: OC'nin yanıtı ve düzenlemeleri
- Başvurunun alınması üzerine şirket; 14 gün içinde Cevap verin ve incelemenin zamanını ve yerini ayarlayın (genellikle şirketin kayıtlı adresi veya yönetim ofisi).
- Şirket, verilere erişmeyi reddederse makul nedenler (örneğin gizlilik veya hukuki uyuşmazlıklarla ilgili olanlar) sunmalıdır.
Adım 3: Nasıl kontrol edilir
- Yerinde inceleme:Belgeleri incelemek için belirlenen yere bizzat gidebilirsiniz, ancak genellikle orijinallerini doğrudan kopyalamanız veya almanız yasaktır.
- Bir kopyasını talep edin:Şirketten bir kopya talep edebilirsiniz, ancak fotokopi çekmenin makul maliyetlerini ödemeniz gerekecektir (şirket, düzenlemelere uygun olarak bir maliyet ücreti talep edebilir).
3. Uyuşmazlıkların Çözümü
- İlçe Müdürlüklerinden yardım istemek: Eğer OC makul olmayan bir şekilde reddederse, İçişleri Bakanlığı'nın Bina Yönetimi Destek Birimi'ne şikayette bulunabilir ve müdahale ve koordinasyon talebinde bulunabilirsiniz.
- Mahkeme emri başvurusunda bulunun:Tüzüğün 45. Maddesi uyarınca, bir malik, şirketin belgeleri ibraz etmesini zorunlu kılan bir emir için Arazi Mahkemesine başvurabilir.
4. Notlar
- Dosya Kapsamı:Mevcut belgeler şunlardır:
- Şirket toplantılarının (sahipler toplantısı, yönetim kurulu toplantısı gibi) tutanakları.
- Finansal hesaplar (gelir-gider tabloları, banka hesap kayıtları, denetim raporları, vb.)
- Şirketler sicili (Sahiplerin listesi ve iletişim bilgileri Kişisel Verilerin Korunması (Gizlilik) Yönetmeliği'ne uygun olmalıdır).
- Gizlilik: İzleyicilerin belgeleri izinsiz amaçlar için kullanmaları veya diğer sahiplerinin mahremiyetini ifşa etmeleri yasaktır.
5. Diğer yollar
- Tapu Sicil Kayıtlarını Ara:Bazı şirket belgeleri (tescil belgesi, ortaklık senedi gibi) Tapu Müdürlüğü'nden incelenebilir (ücrete tabidir).
- Ajan: Eğer mal sahibi bizzat kendisi kontrol edemiyorsa, yazılı olarak bir vekile yetki vererek kendi adına kontrol yetkisi verebilir.
Referans yönetmelikleri
- Hong Kong Bina Yönetimi Tüzüğü'nün (Bölüm 344) 20, 21 ve 45. Bölümleri
- İçişleri Bakanlığı'nın "Mal Sahipleri Şirketlerine İlişkin Kılavuzları"
Özel uyuşmazlıklar veya karmaşık durumlar varsa hukukçulara danışılması veya İçişleri Bakanlığı'ndan yardım alınması önerilir.
Soru 1: Kamuoyunun Kat Mülkiyeti Kurumu Endeksini ve Kat Mülkiyeti Kurumu kayıtlarını incelemesi mümkün müdür?
Cevap: Evet.
Soru 2: Ortaklık şirketlerinin endeksi nasıl kontrol edilir?
A: Arayanlar, Sahipler Şirketi Endeksine (http://www.landreg.gov.hk/tc/services/oi-index.htm) İlgili bilgilere ücretsiz erişim. Bilgiler arasında kat malikleri kurulunun adı, bina adresi ve şirket numarası yer alıyor.
Soru 3: Kat Mülkiyeti Kurumu kayıtlarını nasıl kontrol edebilirim?
A: Kat Mülkiyeti Kurumu kayıtlarını incelemek için müfettişin bizzat gelmesi gerekir. Tapu Sicil Müdürlükleri Bir arama yapmak için, Sahipler Şirketi Hizmet Ödeme Formunu doldurmanız ve ödeme yapmanız gerekir. Bina Yönetimi (Ücretler) Yönetmeliği Belirtilen ücret. İlgili kayıtlar Kentsel Sahipler Kurumu Bölümünde ve üç Yeni Bölgeler Arama Ofisinde tutulmaktadır. Detaylar şöyle:
Müşteri Hizmetleri Merkezi Hong Kong Adası, Kowloon ve Çevre Adaları
Tai Po Arama Merkezi Kuzey Bölgesi, Sai Kung, Shatin ve Tai Po
Tsuen Wan Arama Merkezi Tsuen Wan ve Tuen Mun
Yuen Long Arama Merkezi Yuen Uzun
Soru 4: Kat Mülkiyeti Kurumu kayıtlarını incelemek için hangi bilgileri vermem gerekiyor?
A: Sicilde arama yapan kişinin şirketin adını veya numarasını vermesi gerekir. Ayrıca, tapu sicilinde arama yapan kişi, adı ve kimlik numarası gibi kimlik bilgilerini (pasaport bilgisi sağlıyorsanız, lütfen pasaportu veren ülkeyi veya kurumu da girin) vermeli ve Tapu Sicil personeli tarafından doğrulanmak üzere ilgili destekleyici belgeleri ibraz etmelidir.
Aramayı yapan kişi, yetkilendirdiği personelin kimlik bilgilerini, örneğin adı ve kimlik belgesi numarasını (pasaport bilgisi sağlıyorsanız, lütfen pasaportu veren ülkeyi veya kurumu da yazın), kuruluşun adını ve şirket numarasını veya ticari kayıt numarasını (Hong Kong'da kayıtlı bir şirket değilse, lütfen şirketin kuruluş yerini yazın) vermeli ve kuruluşun mührünü basmalıdır. Yetkili kişinin, yukarıda belirtilen kişisel kimlik belgesini ve ilgili kuruluş tarafından verilmiş personel kimliğini veya yetkilendirme yazısını Tapu Müdürlüğü personeline doğrulama amacıyla ibraz etmesi gerekmektedir.
Soru 5: Kat Mülkiyeti Kurumu kayıtlarının incelenmesi veya düzenlenmesi için ücret ne kadardır?
Cevap: Basın Bina Yönetimi (Ücretler) Yönetmeliği Belirtilen ücretler şu şekildedir:
1. Tapu Müdürü tarafından tutulan şirket sicilini veya bu Yönetmelik$14 uyarınca bir şirket tarafından Tapu Müdürüne sunulan herhangi bir belgeyi incelemek
2. Sicil veya belgelerin kopyalarının veya özetlerinin verilmesi, her sayfa (kısmi sayfa bir sayfa olarak sayılır) $14
3. Tapu Sicil Memuru tarafından onaylanmış herhangi bir kopya veya özet$43
Soru 6: Kat Mülkiyeti Kurumu kayıtlarını şahsen arayarak hemen kontrol edebilir miyim?
Cevap: Evet.
S7: Kat Mülkiyeti Kurumu kayıtlarının kopyalarının sağlanması ne kadar zaman alır?
A: Kat Mülkiyeti Kurumu kayıtlarının bir kopyasını sağlamak genellikle 30 dakika sürer.
